公章是公司意思表示的法定载体。除法定代表人外,公章是代表公司意志的另一重要凭证。当当网控制权争夺事件中,李国庆在失去法定代表人身份后,以抢夺公章的方式试图重新获取对公司的实际支配能力,充分说明了公章在公司控制权争夺中的关键地位。
实践中存在同一公司刻制并使用多枚公章的情形。例如,公司注册地在连云港,经营地在南京,为便利两地业务开展,公司在连云港和南京各使用一枚公章。若南京办事处的业务员利用南京公章擅自签订500万元的担保合同,公司是否应承担担保责任?
法律分析:
第一,公章的真实性认定不以公安机关备案为唯一标准。公章的作用在于证明公司的意思表示。凡由公司有权主体(如大股东或法定代表人)决定刻制并实际用于公司经营活动的印章,均可认定为公司的真实公章。南京公章虽未经备案,但由公司大股东决定刻制并长期用于业务经营,应认定为真章。
第二,根据《民法典》关于表见代理和保护善意相对人的规定,若被担保的债权人在接受担保时不知道且不应当知道盖章行为未经公司授权,则属于善意相对人,担保合同对公司产生约束力。公司内部对公章保管和使用管理的疏漏,不能成为对抗善意第三人的抗辩事由。公司须为自己的管理不善承担责任。
公司章程约定。 可在章程中约定公司对外担保须经股东会决议通过,并可根据担保金额设置不同层级的表决要求。例如,100万元以下的担保须经股东会过半数表决权通过,100万元以上的担保须经代表三分之二以上表决权的股东通过。
物理防伪标记。 公章在公安机关备案前,可在印模上刻画微小标记,留存对比样本。日后如发现可疑印章,通过比对标记载记的有无可判断印章真伪。
企业并购中的印章交接。 股权收购中,为防范出让方在公章移交前预先在空白文件上盖章形成隐性债务,可在移交时采用如下方法:先在白纸上加盖印章,注明为移交前留存样本;然后在印章上刻划标记后再次加盖,注明为移交后留存样本;双方签字确认。后续出现争议时,通过对比印章印记即可确定盖章行为发生的时间段,明确责任归属。
智能印章管理系统。 目前存在一种智能印章管理设备,可将公章固定于设备内,仅公司负责人通过手机APP远程授权后方可盖章,每次授权仅限单次使用,且自动拍摄盖章过程和文件内容留存视频记录。
印章管理制度。 公章应由专人保管,建立严格的用章登记制度,对所有用章事项逐次登记用章内容、经办人员和用章时间,并将盖章后的文件复印存档,便于事后追责。小公司可依靠人合性和灵活性维持管理,但大公司因体量大、人员多、管理复杂,必须依靠严格的制度来防控法律风险。